Карл Выберг
30 декабря 2011

Уважаемые советчики, насколько сейчас необходимо соблюдать все формальности в переписке по электронной почте? Имею в виду приветствия, подписи и вводные абзацы.

Нужно ли в наше время расшаркиваться, отправляя письмо коллеге или клиенту? Какими правилами на этот счёт руководствуются в бюро?



Подпись в деловой переписке совершенно необходима. Она служит маркером — пишут по делу или шлют симпы с мейлрушечки.

Приветствие необходимо только «в начале дня». В последующей серии короткой переписки его можно опустить, не боясь обидеть адресата.

Не совсем понял, что вы имеете в виду под вводными абзацами, но в начале большого письма лучше написать, о чём оно и что вы ожидаете в качестве реакции. В конце стоит ещё раз пригласить к ответу открытым вопросом: «Напишите, что вы об этом думаете», «Какие у вас возникли вопросы».

Письма коллегам могут быть свободнее, однако стоит соблюдать законы и нюансы переговоров. У каждого свои задачи и мотивы, поэтому лучше вести разговор только в ключе общего дела или в мире коллеги. Здороваться в письме каждый раз необязательно, разве что после долгого перерыва в общении.

P. S.
Это был пятничный совет по взаимоотношениям с клиентом. Хотите получить совет по самой эффективной системе переговоров без оружия? Присылайте вопросы.
P. P. S.
Совет помог? Напишите в комментариях.
P. P. P. S.

Дата следующего набора в Школу стажёров пока неизвестна.

 
Мы напишем вам, когда будет открыт набор. Без спама.

Поделиться

Комментарии

Саша Реушкин
30 декабря 2011

Абсолютно в любой переписке у меня есть одно правило: «Не больше одного вопроса в письме. Иначе ответ будет дам только на последний».

Кстати, при разговоре тоже хорошо этим правильном пользоваться.

Олег Томенко
30 декабря 2011

Я считаю, что нужно соблюдать приличие и здравый смысл.

Например, здороваться первый раз, неважно, пишете или отвечаете на письмо. Когда я здороваюсь, а со мной в ответ не здороваются, это немного раздражает. Расшаркиваться не нужно, но игнорировать простые правила вежливости тоже не стоит. Всё в меру.

Отвечая на вопрос, цитировать только вопрос. Задавать вопросы по пунктам, а не кучей. Не писать «доброго времени суток». Не писать «Вы» с большой буквы. Кроме того, я почти всегда пишу «спасибо» в конце письма, например: «Александр Сергеевич, вышлите копии документов. Спасибо».

У нас всех в конце письма стоит подпись со всеми данными, например:

Алексей Шаталов,
веб-разработчик

+38 095 304 44 73
web-dev@tomenko.com.ua
Студия Олега Томенко


31 декабря 2011

Олег!

Я думаю, благодарить заранее не слишком хорошо.

Если написать «спасибо» в конце просьбы, как в вашем примере, это будет воспринято, как будто вы не оставляете адресату альтернативы. Будто права отказаться нет, и вы считаете, что просьба будет непременно выполнена.

Если написать «заранее спасибо», это выглядит так, будто вам лень написать лишний раз уже после того, как просьба будет выполнена.

Денис Попов
30 декабря 2011

Уважаемый г-н Выберг!

В ответ на ваш вопрос от 30 декабря 2011 г. о приветствиях, подписях и т. п. «формальностях» в переписке хочу сообщить следующее.

Ставить подпись в письме, как правило, излишне, оскорбительно и глупо. Ваше имя известно адресату с того самого момента, когда он впервые увидел ваше письмо. Оно значится в графе «От кого» как в списке входящей корреспонденции, так и при просмотре самого письма.

В подавляющем большинстве случаев имя отправителя, равно как и обратный адрес, наименование организации, адрес сайта организации (который с лёгкостью извлекается из адреса отправителя путём отбрасывания его начала до символа «@» включительно), а также тему письма показывают вверху основного текста, что, таким образом, позволяет говорить о надписывании, а не подписывании. Дублировать всё то, что уже надписано, в подписи — значит проявить излишнее внимание к себе, а к адресату — неуважение.

Когда-то в мире была популярна бумажная почта, которая была лишена многих технических достоинств и преимуществ той почты, которой мы сегодня пользуемся повседневно. Так, в ней информация об адресате и адресанте надписывалась на отдельном от основного текста письма материальном объекте — конверте. Поскольку конверт был отделён от собственно письма, приходилось в письме дублировать всю эту информацию об отправителе: имя, должность, наименование организации, обратный адрес и т. д. Отсюда все эти «подвалы» — или, напротив, «шапки», — с полным перечислением реквизитов и непременной картинкой-логотипом.

Сейчас заголовки письма как технически, так и интерфейсно являются частью самого письма. Открыв письмо и увидев тотчас же вверху него: «От кого: Максим Петров <maksim.petrov@ivanchay.example>. Организация: ООО Иван-чай“», получатель сразу же понимает, что письмо исходит от Максима Петрова, работающего в ООО «Иван-чай», сайт которого доступен по адресу http://ivanchay.example/, а ответ следует писать по адресу maksim.petrov@ivanchay.example.

Кроме того, если это первое письмо от г-на Петрова в адрес данного получателя, он непременно в начале поздоровается, представится: «Здравствуйте! Я финансовый директор ООО Иван-чай“» — и сразу после этого перейдёт к делу.

Если суть письма предполагает необходимость предоставить адресату дополнительный способ связи (например, номера телефона), об этом будет указано непосредственно в нужном месте письма: «Вы можете связаться со мной по телефону: +380 00 123-45-67».

В конце письма после основного текста не будет, как уже было замечено, ничего (кроме разве что цитируемого участка из письма, на которое отвечаем). Закончив писать, отправитель нажимает кнопку «Отправить» и более не отнимает ни своё время, ни время читателя.

С уважением,
Денис Попов
Комментатор
Советы Дизайн-бюро Артёма Горбунова
http://artgorbunov.ru/bb/soviet/
Тел.: +380 00 123-45-67
Моб.: +380 11 765-43-21
Почта: besisland@besisland.name
[картинка-логотип]


31 декабря 2011

Денис!

Мне кажется, вы чересчур категорично говорите о некоем универсальном этикете, который почему-то не разделяет большинство людей.

Я понимаю, почему вы считаете подпись излишней, но это не значит, что глупцы ежедневно оскорбляют друг друга подписями в офисной переписке.

Александр Смердов
31 декабря 2011

Опишу ситуацию, которая бывает на работе буквально через день.
Мы работаем со многими поставщиками по разным проектам. И вот, допустим, надо срочно разыскать одного из них. Василия!

Спрашиваю у коллеги:
— Миша, нет ли у тебя под рукой номера телефона Василия или хотя бы скайпа?
— Нет, только по почте общались.
— Почта! Точно!

Далее ищется любое совершенно письмо от Василия и там внизу, в подписи, всё уже есть.

Не представляю, что бы я делал, если бы подписи там не было, а телефон он бы указывал в какомн-нибудь единственном письме полгода назад. Наверное, заводил бы карточку на каждого разработчика наших поставщиков, как только поступали бы нужные данные.

Александр Блохин
6 ноября 2012

Подпись нужна, но в достаточном объёме. Не понимаю, зачем в каждом письме указывать почтовый адрес, зачем в каждом письме писать на русском и английском языке большие дисклеймеры о конфиденциальности.


Цель рубрики — обсуждение вопросов дизайна всех видов, текста в дизайне и взаимоотношений дизайнеров с клиентами.

Мы публикуем комментарии, которые добавляют к уже сказанному новые мысли и хорошие примеры. Мы ожидаем, что такие комментарии составят около 20% от общего числа.

Решение о публикации принимается один раз; мы не имеем возможности комментировать или пересматривать свое решение, хотя оно может быть ошибочно. Уже опубликованные комментарии могут быть удалены через некоторое время, если без них обсуждение не становится менее ценным или интересным.

Вот такой веб 2.0.

11 Собираем и наполняем сайт одному дилеру известной автомобильной марки по гайдлайнам представительства Как влияет на эффективность переговоров способ коммуникации? 4 Артём, пытаюсь не допустить настойчивого предложения сделать выключку текста по ширине в вебе 10




Недавно всплыло

Как флексить. Отступить от идеала 2 1 5 4