Николай
1 сентября 2016
Советы почтой каждую неделю
Пожалуйста, получите наше письмо, чтобы подтвердить свой адрес:
Вы подписаны на «Советы за неделю»:

Как избавиться от авралов?


В шутливом определении «завтра» — это мистическое место, где хранится 99% человеческой продуктивности, мотивации и достижений. Однако в умелых руках завтра превращается в полезный инструмент управления личным временем.

Нет смысла сожалеть о том, что в сутках всего 24 часа. Было бы 48, не хватило бы и их. Мы живём во времени, оно бесконечно и всё наше, разница только в том, насколько эффективно мы его используем.

Источник напрасной траты времени — бездумная реакция на раздражители. Друг прислал ссылку на смешную статью — мы открыли и стали читать. Коллега позвал пить кофе, мы пошли. Знакомая предложила вечером в кино, мы согласились. И всё это вместо работы, которую надо сделать.

Особая группа раздражителей — авралы, которые устраивают начальники, коллеги и супруги. Прибегая с выпученными глазами, они требуют бросить всё и немедленно заняться их задачей. Давление велико, неподготовленные безропотно соглашаются. Через некоторое время оказывается, что аврала не было, а вот работа, которая уступила место «авралу», очень даже нужна и опять срочно. Возникает бесконечная очередь авралов.

Дмитрий Медведев сожалеет о малой продолжительности суток

По грубым дилетантским представлениям, у нас есть два «мозга»: реактивный и рациональный. Это не научная модель, но она наглядно объясняет человеческое поведение и решения. Реактивный мозг командует телу моментально отпрыгнуть из-под колёс летящего навстречу автобуса, он реагирует быстро и автоматически. Доверять ему ежедневное принятие решений не стоит: жизнь превратиться в постоянную реакцию на раздражители. Так живут животные.

Для работы над сложными задачами есть рациональный мозг. Он принимает решения, взвешивает, думает. Проблема в том, что реактивный мозг реагирует первым: начальник орёт — страшно, зовут на кофе — вкусно. Побороть желание силой воли сложно.

Реактивный мозг можно обмануть с помощью примитивного правила, которое даст рациональному мозгу время на включение. Например, съедать конфетку всякий раз при получении новой задачи. Пока карамель растворяется во рту, рациональный мозг сообразит, что, возможно, не стоит брать новую задачу, если на сегодня уже запланировано десять других. Назовём такое примитивное правило «буфером».

«Завтра» — один из буферов. Он описан в книге Марка Форстера «Сделайте это завтра» и проверен автором. Новые задачи сегодня не делаем, а планируем на завтра или более позднее время. Друг прислал ссылку — добавим в список для чтения и посмотрим завтра. Начальник требует отчёт — сегодняшний день уже распланирован, завтра с удовольствием займёмся. Этот буфер помогает говорить «нет» всем задачам.

Ошибиться невозможно, срочные задачи пробьются через «завтра». Если отчёт начальнику действительно нужен сегодня, он даст об этом знать, пригрозив увольнением. Точно так же в случае пожара вы не станете рассуждать и планировать, а просто схватите свои вещи и выбежите из помещения. Но в большинстве случаев окажется, что задача может потерпеть, и вам не придётся ломать свой рабочий день.

Что касается авралов, думаю, у каждого в запасе есть история, когда забытый дома телефон помог спокойно посмотреть кино: возвращаешься домой, а в телефоне целая история в жанре офис-хорора. Сначала кто-то пишет эсемеску с просьбой сделать срочную задачу. Не получив ответа, начинает настаивать, потом умолять, в конце угрожать и обижаться. Потом он придумывает решение самостоятельно (что и надо было сделать сразу), с обидой делает всё сам, а в конце оказывается, что задача не нужна и все труды выбрасываются в мусор. В этот момент думаешь: «слава богу, что я забыл телефон».

Большая часть авралов не является авралами. Вежливое «нет» и предложение решить задачу завтра отсеивает ложные авралы и повышает продуктивность.

Джуди Вилис. Что вам стоит знать о своём мозге

P. S. Это был совет об управлении проектами, людьми и собой. Присылайте вопросы.

P. P. S. Я проведу практический курс «Управление проектами, людьми и собой» 3, 4 и 5 марта в Москве

 

Запись открыта до СБ 25 фев


Поделиться

Цель рубрики — обсуждение вопросов дизайна всех видов, текста в дизайне и взаимоотношений дизайнеров с клиентами.

Мы публикуем комментарии, которые добавляют к уже сказанному новые мысли и хорошие примеры. Мы ожидаем, что такие комментарии составят около 20% от общего числа.

Решение о публикации принимается один раз; мы не имеем возможности комментировать или пересматривать свое решение, хотя оно может быть ошибочно. Уже опубликованные комментарии могут быть удалены через некоторое время, если без них обсуждение не становится менее ценным или интересным.

Вот такой веб 2.0.

Как флексить. Не выходить в надсистему В коллективе принято ставить разнообразную музыку в качестве рингтонов Если принимается решение флексить фичи, как вы поступаете с ними в дальнейшем? Подрядчик скрывает стадию готовности проекта




Недавно всплыло

Расскажите об управляемости. Домашнее задание 4 Как написать заказчику, что я установлю модуль на его сайт после окончательной оплаты, и при этом не обидеть его? 2 Расскажите об обратной связи в интерфейсе 1 Собеседница психует и кидает трубку. Причём до этого дама была вполне адекватной, и мы нормально работали 1