Сергей Сурганов
30 марта 2011

Как правильно оформлять подписи в письмах?



Зажмуримся и представим себя в идеальном мире…

Подписи разные в разных обстоятельствах, ведь их пишут люди, а не роботы:

С уважением
Илья
Ваш К. О. Твой сын Илья Бирман,
руководитель департамента хорошего тона

Подпись — неотъемлемая часть письма, а не бессмысленный набор одинаковых байтов, пересылаемых тысячи раз. Её пишут не для того, чтобы указать, от кого письмо (это и так видно в почтовике), а чтобы поставить смысловую точку в тексте. При быстрой переписке подписи в отдельных письмах не ставят вообще, точно так же, как не повторяют приветствия.

Информация об отправителе идёт в отдельном поле письма, которое почтовик умеет правильно интерпретировать. В специальной панельке удобно показана информация об отправителе, включающая и его должность, и мобильный телефон, и номер аськи.

…В реальном мире, к сожалению, всё не так.

Что можно сделать в рамках стремления к совершенству? Минимизировать шум, оставив в автоподписи только имя и сайт, где можно найти другую контактную информацию. И не забывать исправлять подпись в тех случаях, когда это уместно.

Илья Бирман, artgorbunov.ru

P. S.

Я веду практический курс «Пользовательский интерфейс и представление информации». Дата следующего курса пока неизвестна.

 
Мы напишем вам, когда будет открыта запись. Без спама.

Поделиться

Комментарии

Никита Листратов
30 марта 2011

Согласен с тем, что для каждого случая своя подпись. Однако, за базовую, я всегда советую брать такую, примерно:
Имя Фамилия
Телефон сотовый
Почта
Домен

Всю остальную информацию о собеседнике, как правильно заметил Илья, можно найти и/или узнать с помощью данных контактов.

Александр Смердов
30 марта 2011

Особенно мило в таких подписях смотрятся «метки полей»:
email: info@company.name
web: www.company.name

Кстати, как в 2011-м году относиться к принятому когда-то стандарту, что подпись начинается с особой сигнатуры? (подробнее здесь: http://tools.ietf.org/html/rfc3676#section-4.3) Гугл её, например, распознаёт и раскрашивает подпись сереньким. Какой-нибудь ещё современный софт понимает, что делать с такими подписями?

Денис Денисов
30 марта 2011

Многие почтовые клиенты распознают подпись, отделённую строкой с двумя дефисами с пробелом; делают её менее контрастной (изменяют цвет текста на серый, например) и не включают в текст ответа при автоматическом цитировании.

А приветствие и текст подписи всегда нужно корректировать для каждого отдельного письма.

«Вы меня уже достали, дорогая редакция! — с уважением, Денис»

Алексей Мельников
30 марта 2011

Сергей, я тоже терзался подобными вопросами. Смотрел как подписываются другие, как правильно по этикету, как правильно по деловому этикету и в конце концов нашел для себя следующее решение — в конце письма, вместо «с уважением» и прочих канцеляризмов я просто ставлю «Л.».

Единственное правило — если я инициатор переписки, то в первых строках письма я обязательно представляюсь, чтобы получатель не крутил в конец письма, как это обычно бывает и не гадал глядя на поле «от»; а дойдя до конца отчетливо видел, что это его конец.

Многоэтажные подписи в конце письма очень сбивают с толку и похожи скорее на служебную информацию в виде машинных кодов. На них никто не обращает внимания, а кого-то они и вовсе оскорбляют — как шаблонные поздравления с Новым годом.

За время, что я практикую этот метод, я ни разу не почувствовал, что кто-то воспринял как неуважение. А в общении с друзьями так и вовсе появляется дополнительный ситуационный смысл — люблю :)

Л.

Иван Демидов
30 марта 2011

Я считаю, телефон нужен обязательно. Илья, в реальном мире у большинства людей ящик вида иванов@гмейл.ком. Трудно извлечь тут какую-то полезную информацию. К тому же бывают разные браузеры, разные почтовые клиенты, разные технически подкованные люди. Бывает чтение почты в распечатке или просто в оффлайне. Ergo, гораздо проще работать с теми, кто придерживается правил хорошего тона, чем отдавать всё на откуп умным распознающим машинам.

Регулярно в ходе переписки/общения/работы с человеком по почте возникает ситуация, когда нужно решить вопрос срочно. И тогда вместо письма набираешь номер. Да и просто, получил несколько деловых предложений, в одном сразу увидел телефон и позвонил. И указавшему координаты — профит! :-) А те, кто не ставит вообще никакой подписи (бывают и такие), просто теряют потенциального клиента/партнёра.

На мой взгляд подпись в деловой переписке должна отвечать на вопросы: Кто? Чем занимается? Откуда? Как срочно связаться? То есть выглядеть вот так:

Иванов Иван,
специалист по обучению партнёров
www.romashka.ru
(343) 301-51-11

Разумеется, при длинной переписке в теле одного письма уместно ставить длинную подпись только в одном письме из цепочки.

Сергей Киров
30 марта 2011

Посмотрел на подпись сайта:

> Пишите: artgorbunov@artgorbunov.ru

Ну да, в интернетовских компаниях телефон не в почёте. Но в реальном мире он обычно важнее. А адрес сайта часто есть после @.

Озорнин Михаил
30 марта 2011

Хороший пример античеловечности — компании, которые автоматически приписывают к подписям целые романы о конфиденциальности. В итоге письмо занимается 2 строки, а ещё 25 — подпись к нему. Которая, к слову, дублируется в каждом письме.

Например, как тут: http://r.789695.n4.nabble.com/…-Maps-of-detailed-Australian-regions-td3086816.html.

Дмитрий Маслов
30 марта 2011

Согласятся ли со мной советчики, что совершенной глупостью является указание адреса своей электронной почты в подписи к письму?

Анатолий Карасов
30 марта 2011

«Правильный сиг — редкий гость в наших краях»:

Правила хорошего сетевого тона гласят: сиг не должен быть длиной более 80 символов и высотой больше 4 строк, не считая разделителя. Разделитель или «линия отрыва» — это строка с тремя знаками: дефис, дефис, пробел. Обозначает начало подписи. Разделитель нужен для того, чтобы получатель смог настроить свою почтовую программу на отрыв сигов при ответе или сразу по получению. Дурным тоном считаются картинки в подписи, анимированный или «по-особому» отформатированный текст.

Заметка полностью → http://vitalykim.livejournal.com/12932.html

Максим Кучер
30 марта 2011

Может быть есть смысл написать еще и должность с телефоном (если, конечно, речь идет о деловой переписке), чтобы в случае возникновения вопросов, адресат без лишней суеты смог сразу же перезвонить отправителю:

Максим Кучер, дизайнер
(+7 342) 210-51-42

Денис Попов
30 марта 2011

Правильное оформление подписи в письме, пересылаемом по обычной (не бумажной) почте, — отсутствие подписи.

Имя и обратный адрес отправителя автоматически надписываются в заголовке письма.

Сайт отправителя легко установить по обратному адресу: если обратный адрес — denys@company.example, надо зайти на сайт http://company.example/. Там написаны все телефоны и прочее.

Если уж вы хотите сообщить адресату непубличную информацию о том, как с вами связаться, то так в письме и напишите: мол, вот мой мобильный телефон, звоните, буду рад.

Артём Оберлянд
31 марта 2011

В подписи нужно указывать только то, чем адресат может воспользоваться: имя, телефон и сайт.

Ярослав Грешилов
3 апреля 2011

Илья, мне кажется, что мы живем как раз в вашем идеальном мире. Достаточно лишь отключить автоматическую подпись у писем и всегда подписывать письма самостоятельно в зависимости от контекста и ситуации. К счастью, в реальном мире ничто этому не мешает.

Анастасия Ловчикова
19 сентября 2014

Мне неуютно, если адрес у письма — корпоративный@мэйл.ру, а я, может, вообще впервые получаю письмо от этого человека, и хочется ответить, но не знаешь, как обратиться.

Ильдар Ибатуллин
2 марта 2015

А ещё прикольно смотрится, когда оформляешь подпись в формате ХТМЛ. С кнопочкой, например, «Подробнее» с переходом на сайт. Эксперименировал на разных почтовых серверах — ничего не слетает и выглядит вполне прилично. Вместо простой текстовой подписи:

Сергей Викторович
20 февраля 2016

Правильное оформление подписи в письме, пересылаемом по обычной (не бумажной) почте, — отсутствие подписи.

Имя и обратный адрес отправителя автоматически надписываются в заголовке письма.

Сайт отправителя легко установить по обратному адресу. Там написаны все телефоны и прочее.

Если уж вы хотите сообщить адресату непубличную информацию о том, как с вами связаться, то так в письме и напишите: мол, вот мой мобильный телефон, звоните, буду рад.


Цель рубрики — обсуждение вопросов дизайна всех видов, текста в дизайне и взаимоотношений дизайнеров с клиентами.

Мы публикуем комментарии, которые добавляют к уже сказанному новые мысли и хорошие примеры. Мы ожидаем, что такие комментарии составят около 20% от общего числа.

Решение о публикации принимается один раз; мы не имеем возможности комментировать или пересматривать свое решение, хотя оно может быть ошибочно. Уже опубликованные комментарии могут быть удалены через некоторое время, если без них обсуждение не становится менее ценным или интересным.

Вот такой веб 2.0.

Недавно всплыло

4 Как создавался новый сайт бюро. Часть третья 1 1 7